Sporządzenie protokołu powypadkowego

Po zapoznaniu się z zebranym materiałem dowodowym, zespół powypadkowy powinien ustalić okoliczności i przyczyny zdarzenia oraz sporządzić protokół powypadkowy, którego wzór określa załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. poz. 1071).

Protokół ten, oprócz danych identyfikacyjnych pracodawcy oraz poszkodowanego pracownika, zawiera również ustalenia zespołu powypadkowego w zakresie okoliczności wypadku i jego przyczyn. W protokole zespół powinien wykazać, jakie przepisy i zasady bhp bądź przepisy dotyczące ochrony życia i zdrowia zostały naruszone, wskazać winnego oraz stwierdzić, czy naruszenie tych przepisów było spowodowane umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa. Równie istotne jest stwierdzenie stanu nietrzeźwości poszkodowanego pracownika lub użycia przez niego środków odurzających bądź psychotropowych. W razie takiego stwierdzenia, zespół powypadkowy powinien również ocenić, czy taki stan przyczynił się, a jeżeli tak, to w jakim stopniu, do zaistnienia danego wypadku. W tym przypadku niezwykle ważne jest szczegółowe uzasadnienie, bowiem zawarcie takiego zapisu w protokole powypadkowym ma kluczowy wpływ na pozbawienie poszkodowanego świadczeń odszkodowawczych z ubezpieczenia wypadkowego.

Kolejnym krokiem jest prawna kwalifikacja danego zdarzenia, a więc stwierdzenie, czy spełnia ono przesłanki zawarte w definicji wypadku. Nieuznanie zdarzenia za wypadek przy pracy należy odpowiednio uzasadnić.

Zespół powypadkowy jest również obowiązany zaproponować środki profilaktyczne, jakie pracodawca powinien przedsięwziąć w celu uniknięcia podobnych zdarzeń w przyszłości.

Na sporządzenie protokołu powypadkowego zespół ma 14 dni od dnia powzięcia zawiadomienia o wypadku. Termin ten może jednak ulec wydłużeniu w przypadku, gdy istnieją niedające się przewidzieć uzasadnione przeszkody lub trudności, przy czym zespół powypadkowy jest zobligowany do podania w treści protokołu powypadkowego powodów opóźnienia. Do takich przyczyn zaliczyć można np. brak kontaktu z poszkodowanym lub bezpośrednim świadkiem zdarzenia, konieczność oczekiwania na materiały zebrane przez organy ścigania lub opinie sporządzane przez specjalistów spoza zakładu pracy itp.

Z uwagi na to, że zespół powypadkowy składa się z dwóch członków, w praktyce może się zdarzyć, że wystąpią pomiędzy nimi rozbieżności (np. w ocenie ustalonych faktów, zebranych dowodów czy też w zakresie kwalifikacji prawnej zdarzenia). Jeżeli takich sprzecznych poglądów nie uda się pogodzić, wówczas decydujący głos ma pracodawca, który rozstrzyga o treści protokołu powypadkowego. Trzeba jednak zaznaczyć, że w takiej sytuacji - przedstawiając pracodawcy protokół powypadkowy - członek zespołu powypadkowego ma prawo wyrażenia swoich poglądów dotyczących okoliczności i przyczyn zdarzenia poprzez złożenie zdania odrębnego wraz z uzasadnieniem. Naturalnie, samo złożenie zdania odrębnego nie ma wpływu na ocenę prawidłowości ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku i związanej z tym kwalifikacji prawnej zdarzenia. Może jednak - w przypadku nieuznania zdarzenia za wypadek przy pracy - stanowić podstawę do wystąpienia przez pracownika do sądu pracy z pozwem o jego uznanie.

Po zakończeniu postępowania powypadkowego zespół powypadkowy jest zobowiązany sporządzić protokół powypadkowy w niezbędnej liczbie egzemplarzy i zapoznać z nim poszkodowanego, a następnie wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową, doręczyć pracodawcy w celu zatwierdzenia.

Przepisy nie precyzują, czy wszystkie egzemplarze dokumentacji powypadkowej mają być oryginałami, czy też wystarczy jeden oryginał, a pozostałe mogą stanowić uwierzytelnione kopie. W praktyce przeważnie stosuje się jednak zasadę przygotowywania protokołów powypadkowych w oryginałach dla pracodawcy, dla pracownika i dla ZUS.

Wypadkowi przy pracy uległy jednocześnie dwie osoby (zbiorowy wypadek przy pracy). Pracodawca sporządza odrębne protokoły dla każdego z poszkodowanych, przy czym każdy z nich powinien mieć indywidualny, następujący po sobie numer.

Z treścią protokołu powypadkowego - jeszcze przed jego zatwierdzeniem przez pracodawcę - należy zapoznać poszkodowanego lub członów rodziny zmarłego pracownika. Osoby te powinny zostać pouczone o prawie zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym. Ponadto mają również prawo wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów oraz kopii.

Poszkodowany w wypadku przy pracy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim i ze względu na stan zdrowia (ograniczoną możliwość poruszania się) nie może stawić się w zakładzie pracy w celu podpisania protokołu. Zespół powypadkowy, związany terminami wynikającymi z przepisów prawa, powinien udać się do poszkodowanego i tam dopełnić formalności.

Do protokołu powypadkowego zespół powypadkowy jest zobowiązany dołączyć wszystkie niezbędne dokumenty stanowiące podstawę jego sporządzenia, a w szczególności zapis wyjaśnień poszkodowanego i informacji uzyskanych od świadków wypadku, a także inne dokumenty zebrane w czasie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku, w tym pisemną opinię lekarza lub innych specjalistów, szkice lub fotografie miejsca wypadku, a także odrębne zdanie złożone przez członka zespołu powypadkowego oraz uwagi i zastrzeżenia - stanowiące integralną część protokołu powypadkowego.

Pracodawca zwraca niezatwierdzony protokół powypadkowy, w celu wyjaśnienia i uzupełnienia go przez zespół powypadkowy, jeżeli:

• do treści protokołu powypadkowego zostały zgłoszone zastrzeżenia przez poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego wskutek wypadku pracownika,
• protokół powypadkowy nie odpowiada warunkom określonym w przepisach.

W takim przypadku zespół powypadkowy, po dokonaniu wyjaśnień i uzupełnień, o których mowa, powinien sporządzić, nie później niż w terminie 5 dni, nowy protokół powypadkowy, do którego dołączy protokół powypadkowy niezatwierdzony przez pracodawcę.

Po zatwierdzeniu protokół powypadkowy powinien zostać niezwłocznie doręczony poszkodowanemu pracownikowi, a w razie wypadku śmiertelnego członkom jego rodziny.

Protokół powypadkowy dotyczący wypadków śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych pracodawca niezwłocznie doręcza właściwemu inspektorowi pracy. Inspektor pracy może zwrócić taki protokół, o ile stwierdzi, że jego zapisy naruszają uprawnienia pracownika lub zespół powypadkowy nieprawidłowo sformułował wnioski profilaktyczne. W takim przypadku obowiązuje procedura identyczna, jak w przypadku zastrzeżeń zgłoszonych przez pracodawcę (zespół powypadkowy ma nie więcej niż 5 dni na poprawę lub uzupełnienie dokumentacji).

Zgodnie z art. 234 § 3¹ K.p., pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat.

Poniżej prezentujemy przykładowo wypełniony protokół okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy.