Korekta raportów ZUS w razie uznania zdarzenia za wypadek przy pracy

Wypadek przy pracy pociąga za sobą szereg konsekwencji nie tylko w sferze prawa pracy i świadczeń chorobowych, ale również ubezpieczeń społecznych. Jeżeli niezdolność do pracy powstanie w takich okolicznościach, ubezpieczonemu przysługuje tzw. świadczenie wypadkowe. Jednakże nie w każdym przypadku od razu możliwe jest podjęcie wypłaty zasiłku z funduszu wypadkowego. Najczęściej pracownik najpierw otrzymuje "zwykłe" świadczenie chorobowe, a dopiero po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy - odpowiednie wyrównanie świadczenia. Wiąże się to jednocześnie z koniecznością złożenia przez płatnika składek stosownych korekt dokumentów rozliczeniowych. Określone zasady regulują ponadto kwestie odprowadzania składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Zmiana kwalifikacji świadczenia

Za czas choroby powstałej wskutek wypadku przy pracy pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia chorobowego, o którym mowa w art. 92 Kodeksu pracy. Już bowiem od pierwszego dnia niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy przysługuje mu zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego (o ile nie zachowuje prawa do wynagrodzenia na podstawie odrębnych przepisów). Aby jednak pracownik otrzymał (z ZUS lub od pracodawcy) zasiłek chorobowy z funduszu wypadkowego, zdarzenie musi zostać uznane za wypadek przy pracy.

Zdarza się, że prowadzone postępowanie wyjaśniające w tej sprawie przeciąga się w czasie, a uznanie zdarzenia za wypadek przy pracy następuje już po wypłacie "zwykłego" świadczenia chorobowego. Do czasu bowiem wyjaśnienia sprawy pracownikowi należy się wtedy odpowiednio: wynagrodzenie chorobowe (na podstawie art. 92 K.p.) lub zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, o ile oczywiście spełnia warunki do ich wypłaty. Świadczenia te przysługują pracownikowi w wysokości odpowiednio 80% lub 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy wypłacone wcześniej świadczenia należy traktować tak, jak zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a nie z ubezpieczenia chorobowego. W takim przypadku w pierwszej kolejności pracodawca powinien więc zakwalifikować wypłacone wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, rozliczając go w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Jednocześnie konieczne jest wyrównanie wcześniej wypłaconych świadczeń uznanych obecnie za zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego do 100% podstawy wymiaru.

Korekta dokumentów rozliczeniowych

Uznanie zdarzenia za wypadek przy pracy i wypłata pracownikowi odpowiedniego wyrównania świadczeń chorobowych wiąże się z koniecznością sporządzenia przez płatnika składek i przekazania do ZUS stosownych korekt dokumentów rozliczeniowych.

W przypadku płatnika uprawnionego do wypłaty świadczeń, kolejną zatem czynnością po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy jest rozliczenie "przekwalifikowanego" świadczenia w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. W tym celu płatnik składek powinien sporządzić za poszkodowanego pracownika imienne raporty korygujące. Korektę tych dokumentów należy sporządzić za te miesiące, w których pracodawca rozliczył w dokumentach przekazanych do ZUS wynagrodzenie chorobowe i/lub zasiłek chorobowy. Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących powinien składać się z:

» raportu ZUS RSA, w którym np. w bloku III.B. należy wpisać odpowiednio w polach: 01 - kod tytułu ubezpieczenia pracownika, 02 - jako kod świadczenia/przerwy - 314, który oznacza zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego (w złożonym uprzednio raporcie miesięcznym był to kod 331 w przypadku wynagrodzenia chorobowego lub 313 - w przypadku zasiłku chorobowego), 03-04 - okres, za który został wypłacony zasiłek (zgodny z okresem wykazanym w pierwszorazowych dokumentach), 05 - liczbę dni zasiłkowych, 06 - kwotę zasiłku (równą kwocie uprzednio wypłaconego wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego),

» raportu ZUS RCA, w którym należy wykazać rozliczone składki ZUS - jeżeli przed uznaniem zdarzenia za wypadek przy pracy pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, to w miesiącu dokonania jego wypłaty powinien był doliczyć kwotę tego wynagrodzenia do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracownika i naliczyć składkę zdrowotną; w takim przypadku w stosunku do pierwszorazowo złożonych dokumentów miesięcznych korekta rozliczeń spowoduje zmianę wysokości podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i kwoty tej składki (w uprzednio złożonym raporcie ZUS RCA w podstawie wymiaru składki zdrowotnej uwzględniono bowiem wynagrodzenie chorobowe uznane teraz za zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego); nie zmienią się natomiast podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki na te ubezpieczenia,

» deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której pracodawca uwzględni rozliczenie składek i świadczeń za wszystkie osoby ubezpieczone, biorąc pod uwagę zmiany wprowadzone korygującymi raportami; kwotę zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego pracodawca (także ten, który nie jest uprawniony do wypłaty świadczeń) uwzględni w deklaracji ZUS DRA w bloku V, w polu 03.

Nadpłata składek

Jeśli przed uznaniem zdarzenia za wypadek przy pracy pracodawca wypłacił poszkodowanemu pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, to po przekazaniu do ZUS kompletu dokumentów korygujących na koncie pracodawcy powstanie nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne. Wynagrodzenie chorobowe, uznane obecnie za zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego nie stanowi bowiem podstawy wymiaru składki zdrowotnej. Ponadto świadczenie to, rozliczone w korekcie dokumentów rozliczeniowych w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, obniży też należną do zapłaty kwotę tych składek (wykazuje się ją w bloku V. w polu 05. deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA).

Powstałe w wyniku korekty dokumentów rozliczeniowych ewentualne nadpłaty składek ubezpieczeniowych ZUS zalicza z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek (art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W razie braku nieopłaconych składek za minione lub bieżące okresy, nadpłata jest zaliczana przez ZUS na poczet przyszłych zobowiązań, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot. Nadpłata składek powstanie oczywiście tylko wtedy, gdy płatnik nie będzie miał żadnych zaległości składkowych ani też bieżących zobowiązań w ZUS.

Również w przypadku gdy pracodawca niezobowiązany do wypłaty zasiłków wypłaci wynagrodzenie za czas choroby, a ZUS uzna zdarzenie za wypadek przy pracy, wypłacone wynagrodzenie chorobowe zostanie zakwalifikowane jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Powinno więc zostać rozliczone w ciężar składek na ubezpieczenie społeczne. Z tym że zostanie ono rozliczone tylko do wysokości należnego zasiłku z tego tytułu.

Zwrot dla pracownika

W przypadku gdy przed uznaniem zdarzenia za wypadek przy pracy pracodawca wypłacił poszkodowanemu pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, to pobrana uprzednio od tego wynagrodzenia składka na ubezpieczenie zdrowotne została sfinansowana w całości ze środków pracownika. Dlatego też obecnie pracodawca powinien zwrócić ją pracownikowi.

Część tej składki (7,75% podstawy wymiaru) pracodawca odliczył od podatku dochodowego. Przekazał w związku z tym do urzędu skarbowego niższą kwotę zaliczki na podatek dochodowy. Pracodawca nie koryguje jednak dokonanych już rozliczeń z urzędem skarbowym. Pracownik jest natomiast zobowiązany w zeznaniu podatkowym za rok, w którym zwrot otrzymał, doliczyć do podatku kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne uprzednio odliczoną od podatku (art. 45 ust. 3a ustawy o pdof). Więcej na temat rozliczeń podatkowych w razie późniejszego uznania zdarzenia za wypadek przy pracy pisaliśmy w GP nr 42 z 26 maja 2014 r., na str. 5.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej… (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)